É bastante comum encontrarmos empresas/líderes que fazem reuniões longas e cansativas. Ao contrário do que a “impressão” nos apresenta, este tipo de reunião não é produtiva!

Reunião, em sua maioria, é um momento em que as pessoas organizam as ações de determinados problemas/assuntos e elaboram um planejamento para atingirem seus objetivos, portanto “cai” outro mito de que reunião é perda de tempo.

Para que uma reunião seja objetiva e produtiva, deve no mínimo possuir os três requisitos a seguir:

– Pauta: Quem convoca uma reunião deve listar previamente os assuntos a serem discutidos, desta maneira os participantes irão preparados para opinarem e se possível trazerem as soluções para os assuntos listados;

– Tempo: Há de se determinar o tempo de início e fim da reunião e segui-lo rigorosamente! Se possível (dependendo da situação) determinar inclusive o tempo que será debatido cada tema da pauta.

– Ferramenta de Controle: É importante que as conclusões e ações que foram geradas durante a reunião sejam acompanhadas posteriormente. Desta maneira é necessária uma ferramenta que auxiliará os administradores a gerenciar as ações e medir sua eficiência.

De uma maneira simplória estes requisitos servem como “modelo mínimo” de uma Reunião Produtiva. Em minha opinião, uma reunião deve ter no máximo 1h de duração. É claro que há exceções, mas de modo geral e pelas experiências vivenciadas, entendo que este tempo é o suficiente para nortear os administradores em suas ações.