Jornal do Excel: Edição nº 5

Lição 01: Importação de dados – Parte 1

Existem situações onde os dados que você precisa analisar não estão no formato de uma planilha do Excel. Por exemplo, estes dados podem estar em um arquivo do tipo texto, no formato de texto delimitado ou separado por vírgula, ou podem estar em uma tabela do Microsoft Access. Nestas situações você deseja importar estes dados para dentro de uma planilha do Excel, para poder utilizar as funcionalidades de análise de dados do Excel. Este é justamente o assunto desta e das próximas duas edições do Jornal do Excel: Importação de Dados no Excel.

Nesta edição vamos tratar sobre a importação de dados a partir de arquivos do tipo texto. Existem dois formatos padrão quando se trata de arquivos do tipo texto. Antes de aprendermos a fazer a importação para o Excel, vamos apresentar os dois formatos de texto mais comumente utilizados.

Arquivos de texto no formato tamanho fixo:

Na Figura 1.3 temos um exemplo de arquivo de texto, onde os dados estão no formato tamanho fixo.

Figura 1.3 – O Formato Tamanho Fixo.

Neste formato cada campo começa em uma determinada coluna e termina em uma posição fixa. Por exemplo o Número do Pedido começa na posição 1 e termina na posição 5, o campo Código do Cliente começa na posição 12 e termina na posição 17. Observe que existe espaço em branco entre as posições 6 e 11. O mais comum é que não exista este espaço em branco entre os campos. Cada linha do arquivo forma um registro completo.

Arquivos de texto no formato com separador de campos:

Na Figura 1.4 temos um exemplo de arquivo de texto, onde os dados estão no formato com separador de campos.

Figura 1.4 – O Formato com separador de campos.

Neste formato cada linha contém um registro completo, porém os campos são separados por um determinado “separador”, que no exemplo da Figura 1.4 é o ponto-e-vírgula (;). Cada linha contém um registro completo. Podemos ter diferentes separadores, sendo que um dos mais comuns é a vírgula. Arquivos cujo separador é a vírgula podem ter uma extensão .csv – Comma Separated Value (Valores separados por vírgula). Arquivos .csv podem ser abertos diretamente pelo Excel (basta dar um clique duplo no arquivo que este será aberto diretamente no Excel.

O formato com separador de campos é mais facilmente reconhecido pelo Excel e menos propenso a gerar erros durante a importação. Sempre que possível, procure obter os dados neste formato, ao invés do formato de tamanho fixo.

Importando dados de um arquivo de texto – O comando Dados -> Obter dados externos…:

Vamos aprender a fazer a importação de dados para o Excel, a partir de um arquivo do tipo Texto.

Exercício 01 : Criar uma nova planilha, salvá-la na pasta C:ExcelAvançado com o nome de Exemplo 01.xls. Importar para esta planilha, algum arquivo TXT que você tenha guardado, neste exercício vou chamar de PedidosDelimitado.txt. Para fazer o exercício proposto siga os seguintes passos:

1. Abra o Excel.

2. Será criada uma nova planilha com o nome de Pasta 1.

3. Selecione o comando Arquivo -> Salvar como…

4. Navegue até a pasta ExcelAvançado e para nome do arquivo digite Exemplo 01.xls, conforme indicado na Figura 1.5.

Figura 1.5 – Criando a planilha Exemplo 01.xls.

5. Clique no botão Salvar. OK, a planilha Exemplo 01.xls foi criada. Agora vamos importar o conteúdo do arquivo PedidosDelimitado.txt.

6. Selecione o comando Dados -> Obter dados externos -> Importar arquivo de texto…

7. Será aberta a janela Importar arquivo de texto, na qual você deve informar o arquivo onde estão os dados a serem importados. Navegue até a pasta C:ExcelAvançado e marque o arquivo PedidosDelimitado.txt, conforme indicado na Figura 1.6.

Figura 1.6 – Selecionando o arquivo a ser importado.

8. Clique no botão Importar.

9. Será aberto o Assistente de importação de texto. Este assistente irá conduzi-lo durante o processo de importação dos dados do arquivo PedidosDelimitado.txt.

10. Na primeira etapa do assistente você deve informar o formato dos dados. No nosso exemplo, certifique-se de que a opção Delimitado esteja selecionada, conforme indicado na Figura 1.7. Nesta etapa você também pode definir em qual linha iniciar a importação, por padrão a importação inicia a partir da primeira linha.

Figura 1.7 – Informando o formato do arquivo de texto.

11. Clique no botão Avançar.

12. Na segunda etapa do assistente você deve informar qual o caractere utilizado como separador de campo. No nosso exemplo, está sendo utilizado o ponto-e-vírgula. Marque a opção ponto-e-vírgula, conforme indicado na Figura 1.8. Após marcar o ponto-e-vírgula observe que o Excel adiciona linhas divisórias entre os campos.

Figura 1.8 – Definindo o caractere delimitador.

13. Clique no botão Avançar.

14. Será exibida a última etapa do assistente de importação. Nesta etapa você pode definir o tipo de dado para cada campo que está sendo importado. Você também tem a opção de não importar determinados campos. Para definir o tipo de dados de um determinado campo, clique no cabeçalho do campo para selecionar toda a coluna. Em seguida clique no tipo desejado (Geral, Texto ou Data). Se não quiser importar uma determinada coluna, basta marcá-la e depois clicar em Não importar coluna (ignorar). O botão Avançado permite que você defina qual o símbolo de separador decimal, que por padrão é a vírgula e o símbolo de milhar, que por padrão é o ponto. Estas opções são úteis quando você estiver importando dados que estão no formato fora do padrão, como por exemplo, o padrão americano que usa o ponto como separador decimal e a vírgula como separador de milhar.

15. Na Figura 1.9 vemos a última tela do assistente.

16. Clique no botão Concluir. Surge uma tela perguntando se você deseja importar os dados para a planilha atual ou para uma nova planilha. Certifique-se de que a opção Planilha existente esteja marcada e dê um clique em OK. Pronto, os dados serão importados para o Excel, conforme indicado na Figura 1.10.

Figura 1.9 – Etapa final do Assistente de importação de texto.

Figura 1.10 – Dados importados com sucesso.

Nota: É importante salientar que nenhum vínculo é mantido entre os dados que foram importados e o arquivo original. Se os dados forem modificados, o arquivo original não será modificado e vice-versa.

Até semana que vem na próxima edição do Jornal do Excel com a continuação Importação de Dados no Excel.

Abraços,

Odair Lima